Stadgarna styr föreningens verksamhet. Det viktigaste i stadgarna är att det framgår varför föreningen över huvud taget finns. ”Meningen med föreningen” brukar man säga. Stadgarna ska därför innehålla syftet med verksamheten.
Riksidrottsförbundet har en mall för stadgar för idrottsföreningar:
Den svenska demokratin har i stor utsträckning formats av ett starkt och aktivt föreningsliv. Under senare delen av 1800-talet bildades nykterhetsrörelsen, fackföreningar, frikyrkosamfund, kvinnorörelsen, bildningsförbund och andra föreningar.
Genom föreningsverksamheten skapades en struktur på hur beslut ska tas - det vill säga hur organisationen gemensamt kom fram till förslag till förändringar. Det krävdes en viss ordning och reda för att kunna fatta beslut.
Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund.
Lägg märke till att här finns två mål, dels att bedriva idrott, dels att göra det enligt vissa etiska regler som andra har bestämt men som den enskilda idrottsförening som antar dessa stadgar ändå förbinder sig att följa.
Svenska Amnesty kallar första paragrafen i sina stadgar ”Vision och åtaganden”:
Amnesty Internationals vision är en värld där varje människa åtnjuter alla de mänskliga rättigheter som ingår i FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna och andra internationella normer för mänskliga rättigheter. I sin strävan att uppnå denna vision åtager sig Amnesty International att utreda och agera för att förhindra och göra slut på allvarliga kränkningar av dessa rättigheter.
Amnesty utgår från en allmängiltig föresats om alla människors lika värde och mänskliga rättigheter, som en grund för sitt arbete för att försvara dessa rättigheter.
Elevkåren vid Södra Latins gymnasium har följande ändamål:
Södra Latins Elevkårs syfte är att göra det möjligt för medlemmarna i Södra Latins Elevkår vid Södra Latins Gymnasium att skapa sig en mer givande skolgång genom att tillvarata sina medlemmars ekonomiska, ideella, sociala, akademiska och fackliga intressen.
Södra Latins Elevkår sätter sitt arbete i ett större sammanhang. Kåren inser att man måste ta hänsyn till exempelvis ekonomiska och sociala faktorer för att skapa en mer givande skolgång för den enskilda eleven.
Som framgår ovan ligger en tanke bakom syftet och ändamålet med föreningen. Det är viktigt att ändamålsparagrafen är så tydlig som möjligt. Man kan likna föreningens syfte och ändamål med föreningens ”själ”.
Det är också ett sätt att värva medlemmar. Den som går med i en förening vill ju veta varför hen ska göra det.
Ändamålen och syftet är också nödvändiga för att hålla föreningen på rätt kurs. Det är lätt att bli så engagerad i och stolt över sin förening att man blir lite fartblind. Plötsligt börjar man kanske arbeta med sidofrågor som inte har med föreningens grundtanke att göra. Meningen med föreningen kan bli lite grumlig. Då är det bra att gå tillbaka till stadgarna och läsa varför föreningen egentligen finns och hålla sig till det.
I stadgarna bör också finnas:
Det här är på ett sätt formella regler. Det måste finnas en viss ordning för att få det att fungera. Men det är också ett av verktygen för demokratin inom föreningen.
Det är föreningens medlemmar som ska bestämma över föreningen. Även om styrelsen representerar föreningen ska medlemmarna påverka, bevaka och sörja för föreningens framtid.
Här presenteras fyra sätt att påverka en förening:
En motion är ett skriftligt dokument med konkreta förslag till åtgärder från en medlem i föreningen. Den som skrivit motionen (motionären) vill att ett föreningsmöte ska uppdra åt föreningsstyrelsen att verkställa det som står i motionen.
Man kan dela in motionens väg till föreningsmötet i tre steg:
Motionen bör vara kort. Beskriv kort bakgrunden till förslaget, vad som föreslås ska hända, varför och hur det ska genomföras. Motionen bör avslutas med ett konkret krav, det vill säga hur förslaget ska verkställas. Det brukar kallas en att-sats, och det är det som föreningsmötet ska besluta om.
I föreningens stadgar står när motionen ska vara styrelsen till handa för att kunna behandlas på föreningsmötet. Ofta är det årsmötet som ska ta ställning till din motion. Respektera de tider som anges i stadgarna, för styrelsen har rätt att avvisa en motion som kommit in för sent. Då tas den inte upp på årsmötet, och då får medlemmarna kanske vänta ett år till.
Eftersom det är styrelsen som ska verkställa det som föreslås, måste styrelsen reda ut om det är möjligt enligt föreningens stadgar och verksamhetens inriktning. Ofta måste också styrelsen ta reda på vad ditt förslag kan kosta och ställa det i relation till andra utgifter som finns i föreningen.
Styrelsen ska därför föreslå hur föreningsmötet ska besluta om motionen. Vanligtvis kan styrelsen föreslå föreningsstämman att fatta följande beslut:
I svaret från styrelsen ska det framgå varför styrelsen inte kan ställa sig bakom motionen eller varför de väljer att anse motionen besvarad. Såväl motionären som föreningsmötet ska kunna förstå varför styrelsen inte bara kan säga ja till motionen. Det kan handla om ekonomi, att det kan innebära att vissa medlemmar särbehandlas, att motionen kanske strider mot föreningens stadgar eller på annat sätt inte kan bifallas.
Observera att ingen motion som kommit in i stadgeenlig tid kan stoppas. Även om styrelsen föreslagit (eller yrkat som det också kallas) avslag, ska den behandlas av mötet.
Men var uppmärksam på att när motionen behandlas på föreningsmötet, då finns bara ett förslag. Det är styrelsens förslag att motionen antingen ska bifallas, avslås eller anses besvarad. Det innebär att om en medlem inte är nöjd med styrelsens förslag, då måste denne begära ordet under den dagordningspunkt där motionen behandlas. Då får medlemmen prata för och om sin motion. Om medlemmen själv inte kan närvara på mötet, kan någon annan prata i dennes ställe.
Hur mötet fattar beslut framgår nedan under beslutsregler.
Rolf bor i bostadsrättsföreningen Bobra. Han trivs men saknar balkong. Det finns balkonger i det hus Rolf bor i, men inte till hans lägenhet. Rolf har pratat med flera andra i föreningen som också önskar att bygga balkong. Men Rolf inser att alla inte gillar idén om balkong, framför allt inte de som kommer att bo under en balkong. Dessutom finns en mängd frågor om finansiering, underhåll, bygglov, vem som ska bygga etc som måste lösas. Rolf förstår att han inte kan föreslå på föreningsmötet att ”balkonger ska byggas”. Det hela måste undersökas. Han skriver därför en motion:
Förslag om utredning av balkongbygge
Vi är många som trivs här i Bobra. Men flera av oss saknar balkong. Det skulle öka vår trivsel ännu mer om vi kunde bygga balkonger. Det är bra för föreningen och gemenskapen med nöjda medlemmar som stannar kvar hos oss.
Vi har därför bildat en balkonggrupp för att driva frågan vidare.
Vi som vill bygga balkonger är medvetna om att det är en mängd frågor som måste lösas i samband med ett bygge. Det ska sökas bygglov, en byggherre ska kontrakteras, vi ska komma överens om finansiering av bygge och om hur underhållet av de nya balkongerna ska skötas etc. Vidare måste vi ta reda på om alla som inte idag har balkonger måste bygga balkonger eller om det är valfritt.
Allt detta måste utredas innan vi fattar något beslut om att bygga balkonger.
Vi föreslår därför att föreningsmötet ska uppdra åt styrelsen
Rolf Rolfsson, ordförande i Bobras balkonggrupp.
Styrelsen lämnar följande svar:
Styrelsens yttrade över balkonggruppens motion om utredning om balkongbygge
Styrelsen har förståelse för motionärernas önskan om balkong och att det skulle öka trivseln för de medlemmar som skulle få en balkong. Men det skulle med stor sannolikhet även innebära nackdelar för dem som får balkong över sin lägenhet, som då skulle bli mörkare. Vidare kan de som skulle bli boende mitt emot en balkong få oönskad större insyn.
Det hör också till saken att det redan finns balkonger i föreningen. Nära 40 procent av lägenheterna har balkong. Ett sätt är därför att de som saknar balkong, försöker köpa lägenhet med balkong när den erbjuds till försäljning.
Vi inom styrelsen arbetar ideellt och måste därför prioritera vårt arbete. Just nu är frågan om underhåll av våra tak en stor fråga för föreningen. Att då dessutom inleda en omfattande utredning om ett eventuellt balkongbygge innebär ytterligare en arbetsbelastning för styrelsen.
Samtidigt inser vi att det finns ett stort intresse av möjligheten att bygga balkonger, ett intresse styrelsen inte vill negligera.
Eftersom det finns en balkonggrupp bildad, utgår styrelsen från att där finns såväl intresse som kunskaper om hur man kan gå vidare. Utredningen kan mycket väl utföras av balkonggruppen. Styrelsen och föreningens ekonomiska och tekniska förvaltning är beredda att lämna de uppgifter som gruppen kan behöva i sitt utredningsarbete. Däremot kan inget arvode utgå för utredningsarbetet.
Styrelsen föreslår därför att föreningsstämman avslår första att-satsen och att balkonggruppen istället utför utredningsarbetet.
Gruppen har vidare föreslagit att det ska hållas en extra föreningsstämma inom ett halvår där styrelsens rapport ska presenteras. Styrelsen anser att det på grund av det omfattande arbete utredningen innebär är mindre fördelaktigt att sätta en tidsgräns. Däremot kommer styrelsen att kalla till en extra föreningsstämma i samband med att balkonggruppen presenterar resultatet av sin utredning. Styrelsen föreslår därför att andra att-satsen avslås.
Slutligen föreslås i motionen att någon från balkonggruppen fortlöpande ska informeras om styrelsens utredningsarbete. Eftersom vi föreslår att balkonggruppen utför utredningen, föreslår styrelsen att även tredje att-satsen ska avslås.
Styrelsen föreslår föreningsstämman
Oavsett om det kallas årsmöte, stämma, kongress, förbundsråd etcetera framgår det av stadgarna när och hur föreningens högsta beslutande organ ska sammankallas.
I det följande kallas det föreningsmöte.
I de flesta fall har föreningen minst ett föreningsmöte per år. Ofta är det årsmötet, men årsmötet har egentligen inte högre värde än ett ”vanligt” föreningsmöte. Men om det inte står annat i stadgarna har föreningen ett årsmöte. På det mötet ska man bland annat:
Alla möten i en demokratisk organisation bör genomsyras av två riktlinjer, delaktighet och tydlighet.
För att det ska bli möjligt krävs vissa regler och en viss ordning, som ofta kallas mötesteknik.
För alla möten bör utses en mötesordförande. På ett föreningsmöte som inte är ett årsmöte kan styrelsens ordförande vara mötesordförande. Men det är inte optimalt på ett årsmöte eftersom man inte kan besluta om sin egen ansvarsfrihet. Därför bör föreningen utse en särskild mötesordförande utanför styrelsen på årsmötet.
Mötesordförandens uppgift är att fördela ordet på mötet, hålla ordning på alla olika förslag (kallas också yrkanden) som läggs fram och föreslå en beslutsordning (kallas också propositionsordning, vilket förklaras nedan) när debatten är avslutad.
När omröstningen är klar ska mötesordföranden tydligt förklara vilket beslut som fått majoritet och därefter slå med en klubba eller en penna i bordet så att alla hör slaget. Det kallas för att klubba beslutet och det är först då som beslutet är fattat.
Mötesordföranden väljs av mötet. Om det inte är styrelsens ordförande som dessutom är mötesordföranden bör styrelsen tillfråga någon annan i förväg och föreslå den personen som mötesordförande.
I de flesta fall begärs ordet genom handuppräckning och sedan talar man i talarordning, den ordning som deltagarna begärt ordet. Om det är föreningsmöte med många medlemmar eller om föreningsmötet håller på flera dagar – vanligt vid fackliga kongresser – kan man besluta om att ordet ska begäras skriftligt. Då kan det också vara bra att mötesordföranden har en bisittare som hjälper hen att hålla ordning på alla som begärt ordet.
Om man ska ha replik eller inte på ett anförande, avgör föreningsmötet. Men tänk på att alltför många repliker tar tid. När alla som vill har fått prata och lägga fram sina förslag och talarlistan är tom ska ordföranden läsa upp de förslag som föreningens medlemmar ska rösta om. Därefter frågar hen om debatten är avslutad och om ingen är emot det, då är debatten avslutad. Då går det inte längre att komma med nya argument eller lägga fram nya förslag.
| Tips till den som ska tala på ett möte Det bästa är att du förbereder dig noggrant. Det kan kännas nervöst att tala inför andra. Men tänk på att det du vill, det du brinner för, det kan du bäst. Förklara varför du tycker din fråga är superviktig. Var kort och koncis. Avsluta med att du föreslår (yrkar) vad du vill att styrelsen ska göra. Det ska vara så konkret som möjligt. Ett råd till - tala inte för fort. Och glöm inte att andas. |
Det viktigaste när man fattar beslut är tydlighet. Alla ska förstå vilka förslag man har att ta ställning till, hur själva röstningen ska gå till och vilket beslut man till slut har fattat.
För att veta vilka som har rätt att rösta måste det finnas en röstlängd där alla röstberättigade är listade. Ett sätt är att utgå från den avprickning av deltagare som görs mot medlemsförteckningen innan mötet börjar.
När avprickningen är gjord meddelar mötesordföranden hur många röstberättigade som är på mötet. Hur man röstar beror dels på hur många olika förslag föreningen har att ta ställning till, dels på vilket slag av majoritet som beslutet kräver. För att börja med det sista räcker det oftast med enkel majoritet, det vill säga att minst 50% av de röstande röstar för ett visst förslag.
Men i stadgarna kan det också stå att det krävs tre eller fyra fjärdedelars majoritet. Det brukar gälla när man vill ändra stadgar eller besluta om att lägga ned föreningen. För att förklara hur man kommer fram till ett beslut (med enkel majoritet) med ett eller flera förslag finns här ett exempel i tre olika nivåer alltefter hur många förslag det finns:
Idrottsföreningen Spela juste har årsmöte. Medlemmarna ska besluta om vilken månadsavgift föreningen ska ha för 2025
Exempel ett: Styrelsen föreslår att medlemsavgiften för 2025 ska vara oförändrad, det vill säga 50 kronor i månaden. Ingen har något att invända. Då finns ett förslag - styrelsens om 50 kronor.
Exempel två: Under debatten har Kalle föreslagit att avgiften ska höjas till 60 kronor i månaden. Han tycker det behövs för att kunna köpa in bättre träningskläder. Då finns två förslag - styrelsens om 50 kronor och Kalles om 60 kronor.
Exempel tre: Ulla tycker inte som Kalle. Ulla tycker att avgiften är för hög. Hon har tre barn och inte råd med alla utgifter. Det finns ju andra föreningar som hon och familjen är med i. Hon föreslår under debatten att avgiften ska vara 40 kronor i månaden.
Då finns tre förslag - styrelsens om 50 kronor, Kalles om 60 kronor och Ullas om 40 kronor. I exempel ett finns bara ett förslag. Då frågar mötesordföranden om mötet kan besluta om en medlemsavgift på 50 kronor. I exempel två finns två förslag. Då ska mötesordföranden ställa dessa förslag mot varandra. Det kallas också propositionsordning.
Mötesordföranden säger då så här: ”När det gäller medlemsavgiften har vi två förslag. Styrelsen föreslår 50 kronor i månaden, Kalle 60 kronor i månaden. Jag ställer dessa förslag mot varandra. Kan den propositionsordningen godkännas?”
När mötet godkänt hens förslag till propositionsordning ska deltagarna rösta antingen på styrelsens förslag eller på Kalles förslag.
I exempel tre finns tre förslag. Då måste mötet rösta fram ett motförslag till styrelsens förslag som är huvudförslaget. Det brukar kallas kontrapropositionsordning. Det låter värre än det är och innebär helt enkelt två omröstningar.
Först röstar mötet mellan Ullas förslag om 40 kronor och Kalles förslag om 60 kronor. Det som får flest röster ställs mot styrelsens förslag som i exempel två. Det vanligaste sättet att genomföra själva omröstningen är genom acklamation. Det innebär att man ropar ”ja” på det förslag man stöder. Det går att använda i alla de tre exemplen ovan.
Direkt efter själva omröstningen ska mötesordföranden tala om för deltagarna vilket förslag som hen anser ha fått flest röster.
I exempel två ovan förklarar mötesordföranden att årsmötet beslutat i enligt styrelsens förslag om 50 kronor. Den som anser att Kalles förslag fått fler röster kan då ropa ”votering!”
Mötesordföranden säger då ”votering är begärd och ska genomföras”. Det innebär att man röstar en gång till. Ofta sker det genom handuppräckning för att alla ska se vilket förslag som får flest röster. Ibland kan man begära rösträkning för att vara riktigt säker på vilket förslag som fått flest röster. I båda dessa fall bör mötesordföranden få hjälp av rösträknarna (väljs i början av mötet) att räkna rösterna. När röstningen är genomförd ska mötesordföranden förklara vilket förslag som fått flest röster: ”Årsmötet har beslutat enligt Ullas förlag. Det innebär att medlemsavgiften för föreningen blir 40 konor i månaden för år 2025.”
Därefter klubbar hen beslutet. Den som inte är nöjd med beslutet kan reservera sig mot beslutet och, om hen vill, förklara varför. Det ska protokollföras.
På föreningens årsmöte väljs en valberedning, ofta med tre personer var av en sammankallande som ser till att gruppen träffas.
Valberedningens uppgift är att förbereda valet av ny styrelse till nästa årsmöte. Det är en viktig uppgift för att sörja för föreningens framtid.
Valberedningen bör egentligen arbeta nästan hela verksamhetsåret och inte bara en vecka före årsmötet, vilket tyvärr händer. I uppdraget ingår nämligen inte bara att hitta nya ledamöter som ska ersätta dem som inte vill fortsätta i styrelsen. Valberedningen ska dessutom ta reda på hur styrelsen har fungerat under året.
Det här betyder att valberedningen bör träffas några gånger och ha återkommande kontakt med styrelsen, träffa ledamöterna och bilda sig en uppfattning om hur styrelsearbetet har utvecklats under året. Då kan också styrelsen förklara för valberedningen vilka funktioner och kvalifikationer som styrelsen saknar eller vill förstärka.
Med utgångspunkt från den information som valberedningen skaffat sig kan man sedan i god tid före årsmötet bjuda in medlemmarna att nominera ledamöter till styrelsen som ska väljas på årsmötet. I inbjudan bör det framgå vilken kompetens och vilka kunskaper som behövs i den kommande styrelsen. Dessutom bör man nämna om ledamöterna förväntas utföra arbetsuppgifter mellan styrelsemötena. Den som nomineras ska ju veta vilket uppdrag som hen förväntas utföra och ungefärlig omfattning av uppdraget.
Det är en klar fördel att det också framgår av inbjudan att den som föreslås accepterat att nomineras och en sista dag då nomineringarna ska ha lämnats in.
Därefter går valberedningen igenom alla förslag till nomineringar och sätter ihop sitt förslag och kontaktar dem som de vill föreslå.
Det framgår av stadgarna vilka uppdrag inom styrelsen som årsmötet väljer. Om årsmötet ska välja ordförande, ska valberedningen föreslå en ordförande. Om uppdragen inom styrelsen utses av styrelsen räcker det med att valberedningen föreslår namn till styrelsen.
Det är också viktigt att det framgår av valberedningens förslag hur lång mandatperioden är för respektive ledamot.
När förslaget ska lämnas till medlemmarna kan framgå av föreningens stadgar. Om det inte finns någon regel om det är det en fördel om det lämnas i god tid före mötet. Medlemmarna ska få möjlighet att sätta sig in i förslaget.
På mötet finns nämligen rätten till fri nominering, det vill säga att föreslå andra ledamöter än de som valberedningen föreslagit.
Det är därför bra om någon från valberedningen är med på mötet och förklarar hur de kommit fram till sitt förslag. Är de föreslagna närvarande kan de presentera sig för mötet och berätta kort vad de vill göra i styrelsen.
När alla nomineringar är klara och presenterade beslutar mötet genom en omröstning vilka som ska ingå i styrelsen.
Läs mer om styrelsen lite längre ner...
På årsmötet väljs en eller flera revisorer. Deras uppdrag är att granska styrelsens arbete under verksamhetsåret.
En uppgift är att kontrollera föreningens räkenskaper, att det finns verifikationer för alla utbetalningar, att ekonomin är noggrant bokförd, att alla transaktioner har genomförts av dem som har rätt att teckna föreningens firma.
Men revisorn ska granska verksamheten i sin helhet. Följer styrelsen de beslut som årsmötet och andra föreningsmöten har fattat? Följer styrelsen stadgarna? Har man varit stadgeenligt beslutsmässiga vid alla beslut? Protokollförs alla beslut och genomförs nödvändiga uppföljningar?
Revisorerna ska därför ha tillgång till alla de handlingar och andra uppgifter som finns i föreningen. Man kan se revisorn som medlemmarnas ombud gentemot styrelsen. Exempelvis har medlemmar inte ovillkorlig rätt att ta del av styrelsens protokoll, men det har revisorn.
Det bästa är att revisorn under verksamhetsåret då och då gör stickprov både på den ekonomiska förvaltningen och på styrelsens pågående arbete. Då revisorn finner brister eller felaktigheter kan de rättas till under verksamhetsåret. Revisorn ska alltså inte ses som en ”elak” spion utan som en resurs som kan göra en bra verksamhet ännu bättre.
Inför årsmötet ska revisorn sammanfatta sin granskning under året i en revisionsberättelse som presenteras under årsmötet.
Om revisorn inte funnit några allvarliga fel i räkenskaperna eller i styrelsens arbete ska revisorn också föreslå årsmötet att ge styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
Större föreningar med stor ekonomisk omsättning har ibland förutom den förtroendevalda revisorn även en yrkesrevisor, ofta en auktoriserad revisor, som också granskar verksamheten.
Styrelsens uppdrag innebär att förvalta och driva den löpande verksamheten för föreningen, kort sagt se till att föreningen fungerar.
Styrelsens uppdrag innebär att förvalta och driva den löpande verksamheten för föreningen, kort sagt se till att föreningen fungerar.
Dessutom ska styrelsen verkställa och följa besluten från föreningens högsta beslutande organ, föreningsmötet.
Styrelsen ska också följa föreningens stadgar och verka i dess anda.
Det kan också finnas lagar och förordningar som reglerar styrelsens arbete och ansvar. Exempelvis måste styrelsen i en bostadsrättsförening följa de grundläggande bestämmelserna i bostadsrättslagen, bland annat att underhålla föreningens fastigheter.
Det här innebär att när ledamoten i styrelsen får förslag från medlemmar eller andra om att styrelsen ska göra än den ena, än det andra, måste ledamöterna ta reda på om det verkligen ingår uppdraget.
Ett exempel:
Du är styrelseledamot i Bjällbro IF. Ni ska vara med i fotbollsturneringen Gothia cup 2019, en tävling dit lag från hela världen kommer. En av era spelare, Makena, är från Kenya. Hennes tidigare ungdomslag i hemlandet är också uttagna men det saknas 10 000 kronor för att laget ska kunna åka. Makena vill att Bjällbro IF ska bidra med 10 000 så att det kenyanska laget kan åka. Makena ser det som en solidarisk handling att lag från olika länder ska kunna träffas och byta erfarenheter. Dessutom beslutade Bjällbro IF på sitt senaste årsmöte att främja damfotboll.
Makena har rätt i att föreningen ska satsa på damfotboll och av stadgarna framgår att Bjällbro IF ska främja idrott, i första hand fotboll. Men satsningen på kvinnlig fotboll, gällde inte den i första hand tjejer inom Bjällbro kommun? Det är lång kö för att få vara med och spela. Och tar klubben in fler kvinnliga spelare måste omklädningsrummet byggas ut och det kostar minst 10 000 kronor. Och klubben har begränsade resurser.
Sådana här och andra frågor och överväganden måste styrelsen göra när den ställs inför olika förslag om verksamheten i en förening.
Uppmana medlemmarna att skriva motioner. Informera i god tid när och hur de ska lämna in motionerna. Tänk på att det är deras främsta möjlighet att påverka arbetet i föreningen.
Var noga med att ange sista dag för att lämna in motioner. En motion som kommer in för sent ska avvisas av styrelsen, det vill säga den ska inte upp för behandling på föreningsmötet. Detta oavsett orsak till förseningen. Ett undantag från en tydlig regel kan uppfattas som att styrelsen ger förmåner till vissa. Det är dessutom odemokratiskt.
Tänk på att när styrelsen svarar på en motion eller ett förslag har styrelsen mer kunskaper om föreningens ekonomi, pågående arbete och verksamhet än vad förslagsställaren har. Även om styrelsen tycker att hens förslag är dumt eller orealistiskt bör det inte framgå av styrelsens svar. Möt förslaget och förslagsställaren med respekt. Förklara så pedagogiskt som möjligt varför hens förslag inte kan genomföras.
Många är osäkra på hur man skriver en motion. Det är inget som hindrar att föreningen skapar ett slags lathund, ett exempel, som beskriver hur styrelsen vill att motionen ska se ut.
Även om motionären inte har avslutat motionen med en att-sats, det vill säga vad motionären konkret vill att föreningen ska göra, bör styrelsen ändå sammanfatta innehållet i motionen och sedan pedagogiskt förklara motiven till styrelsens förslag till beslut om motionen.
Ibland kan det komma in en motion som egentligen handlar om den dagliga verksamheten i föreningen – varför är det så stökigt i omklädningsrummet, varför ställs det barnvagnar i trappuppgången när det inte är tillåtet etcetera. I sådana fall är det en fördel att ta kontakt med motionären och förklara att det är en fråga som kan lösas direkt med ansvarig och som föreningsmötet inte behöver ta ställning till. Då kan också motionären dra tillbaka sin motion om hen är nöjd med styrelsens förslag till åtgärd. Men observera att om motionären ändå vill att motionen ska upp på föreningsmötet, då ska den behandlas på mötet. Styrelsen kan alltså inte stoppa en motion, så länge den rör verksamheten inom föreningen.
Styrelsens ledamöter har ett kollektivt ansvar för styrelsens arbete och beslut. En enskild ledamot kan inte skylla ifrån sig och hävda att denne inte visste hur ett speciellt beslut fattades eller att det kanske saknades tillräckligt underlag för ett beslut.
Om en ledamot märker att styrelsens ordförande fattar egna beslut utan att förankra dem hos resten av styrelsen, har ledamöterna ett ansvar att säga ifrån och förklara att alla beslut ska diskuteras och fattas av styrelsen i sin helhet. Om styrelsen väljer att delegera, det vill säga överlåta, vissa beslut till någon eller några i styrelsen ska en sådan delegation beslutas av styrelsen. Men observera att även de som inte omfattas av delegationen ändå är ansvariga för de beslut som fattas.
Om en ledamot, trots påpekanden, märker att ordföranden fortsätter att köra sitt eget race måste den avgå ur styrelsen. Då upphör ledamotens ansvar.
Så länge ledamoten inte ifrågasätter de beslut som styrelsen fattar är hen bunden av dem och ska kunna förklara och försvara beslutet inför medlemmarna.
Men en ledamot kan reservera sig mot beslutet. Det måste ske skriftligt och ska noteras i protokollet. Då omfattas inte den ledamoten av ansvaret för just det beslutet och behöver heller inte försvara beslutet.
Även om styrelsen har ett kollektivt ansvar kan den naturligtvis ha en arbetsfördelning inom styrelsen. Mer om det finns i avsnittet om styrelsens praktiska arbete.
Styrelsens ansvar prövas framför allt på årsmötet då föreningsmötet ska ta ställning till om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Om styrelsen får det kan ingen i efterhand ifrågasätta styrelsens arbete. Men märk att styrelsen trots att den fått ansvarsfrihet ändå kan stå till svars. Det gäller i första hand om styrelsen under sitt arbete begått brott eller agerat oaktsamt med föreningens medel eller tillgångar.
Styrelsen bör därför teckna en ansvarsförsäkring för att skydda styrelsen och föreningens verksamhet.
Exempel: Förvaltaren i en bostadsrättsförening förde under fem års tid över 3 miljoner kronor från olika konton hos föreningen till sina egna konton. Hon dömdes för grov trolöshet mot huvudman. Tack vare en ansvarsförsäkring kunde föreningen få tillbaka den största delen av beloppet från försäkringsbolaget.
Av föreningens stadgar framgår hur ledamöterna i en styrelse ska utses.
I vissa föreningar ska årsmötet eller ett föreningsmöte välja ordförande, sekreterare, kassör etcetera. I andra föreningar utses det inom styrelsen. Första mötet efter årsmötet blir därför ett så kallat konstituerande möte. Då fördelas uppgifterna inom styrelsen och dessutom bestämmer styrelsen vilka som ska teckna föreningens firma. Det senare innebär att skriva under bindande avtal, betalningsunderlag, ta ut pengar från banken etcetera.
På det konstituerande mötet är det också en fördel att bestämma datum för kommande styrelsemöten.
Även om styrelsen valt en ordförande som representerar föreningen utåt behöver inte alltid ordföranden leda styrelsemötena. Det kan rotera inom styrelsen. Då får flera lära sig hur det är att leda styrelsemötena.
Ordföranden (eller dess ersättare) ska kalla till styrelsemöten och i kallelsen beskriva vilka frågor som ska diskuteras. Det senare är viktigt, dels för att få en viss ordning, dels för att alla ledamöter ska kunna förbereda sig inför mötet. Finns det handlingar som ligger till grund för beslut som ska tas under mötet bör de bifogas kallelsen.
Det är en fördel om mötena präglas av öppenhet och tolerans och uppmanar till att vrida och vända på de frågor som styrelsen har att ta hand om. Inga frågor är dumma; man har rätt att ”göra bort sig” med lite tokiga argument. Tanken är ju att det beslut som styrelsen till slut fattar ska vara tillräckligt underbyggda.
När styrelsen fattat ett beslut är det en hjälp att samtidigt utse någon ansvarig för att verkställa beslutet, tiden när det ska vara verkställt och när det ska återrapporteras.
Ibland kan mötena dra ut på tiden. Sätt gärna en tidsgräns då mötet ska sluta.
Bland det viktigaste i styrelsens planering är det kommande årsmötet. På årsmötet ska medlemmarna ta ställning till vad styrelsen har gjort under verksamhetsåret.
Därför ska styrelsen skriva en verksamhetsberättelse. I den beskrivs vad som gjorts det senaste verksamhetsåret, hur beslut har verkställts från förra årsmötet och annat som hänt. Styrelsen ska också göra en kassarapport tillsammans med en årsredovisning. Detta ska därefter granskas av revisorerna.
Styrelsen ska också svara på motioner och lägga fram egna förslag till årsmötet om vad föreningen föreslås göra i framtiden.
Årsmötet är medlemmarnas möte. Det är på årsmötet medlemmarna kan granska styrelsen, ställa frågor och komma med egna förslag. Styrelsen bör därför vara så öppen, pedagogisk och informativ som möjligt, både i texterna i verksamhetsberättelsen och på själva årsmötet. Styrelsen kan uppmana medlemmarna att ställa frågor och förbereda sig på svaren. Ödmjukhet och ärlighet är bättre än att ifrågasätta och att försöka mörka besvärliga frågor.
På alla möten – både föreningsmöten och styrelsemöten – ska det skrivas ett protokoll om vad mötet tog upp och behandlade.
Anledningarna är flera.
Gör gärna en mall för hur protokollet ska se ut.
För det mesta räcker det med ett beslutsprotokoll, det vill säga det framgår vad mötet beslutat. Ett protokoll ska justeras, det vill säga någon ledamot i styrelsen ska tillsammans med sekreteraren skriva under protokollet. Först då är beslutet giltigt och kan verkställas. Justeraren ska alltså vara noggrann och kontrollera att det står rätt i protokollet.
Om föreningsmötet diskuterar stora frågor som pågår under längre tid kan det vara bra med en kortare bakgrund till beslutet och en motivering till beslutet som sådant. Då kan styrelsen under arbetet återgå till tidigare beslut och kontrollera att den är på ”rätt väg”.
Det är styrelsen som är ansvarig för att det skrivs protokoll under föreningsmötena. Förbered därför det genom att antingen sekreteraren i styrelsen skriver protokollen eller att någon medlem tillfrågas i förväg.
Normalt sett är inte styrelseprotokoll offentliga för medlemmarna. Däremot är alla protokoll från föreningsmöten öppna för medlemmarna.
FÖRFATTARE
Text: Riksdagsförvaltningen
Texten har tidigare ingått i materialet Fira demokratin från Riksdagens demokratijubileum under åren 2018-2022, då riksdagen uppmärksammade demokratins genombrott i Sverige.
I Sverige har vi en representativ demokrati. Det innebär att vi väljer våra representanter till...
Åtminstone sedan 1960-talet har man talat om ”folkrörelsernas kris”. Det råder ingen tvekan om att...
Vad kommer det att stå om vår tids demokrati i framtidens historieböcker? Det vet förstås ingen. Vi...
1994 röstade svenska folket om att gå med i Europeiska unionen. Ja-sidan vann folkomröstningen och...
Europeiska unionen (förkortat EU) har fyra viktiga grupper som hjälper till att fatta beslut inom...
Hur hittar jag rätt information på internet, och vem kan jag lita på? Det kan vara livsavgörande...
Avsnittet handlar om individers och gruppers möjligheter att påverka politiska beslut på olika demokratiska nivåer. Här...
I veckans avsnitt pratar Mattias Axelsson (gymnasielärare i bl.a. samhällskunskap) om demonstrationsfrihet.
I veckans avsnitt går Mattias Axelsson (gymnasielärare i samhällskunskap) igenom hur en misstroendeförklaring i den svenska riksdagen fungerar.
Mattias, Julia och Kristoffer pratar om val i Sverige - riksdagsval samt val till landsting (region) och kommun.
Julia, Mattias och Kristoffer pratar om folkomröstningar i Sverige.
